ビジネス必須スキル!絶対に覚えておくべき電話対応の基本的なマナー!

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 新入社員の方々の最初の関門の1つ「電話」。

最近はラインやメールになれてはいるが通話は苦手な方は多いです。しかも会社にかかってくる電話に関しては、多種多様な案件があり大半は、上司や先輩への取次ぎだったり、また不在時に伝言を頼まれたり・・・電話の音がするだけで胃が痛くなる方も多くいらっしゃると思います。

その様な方が、率先して受話器を手にすることが出来るようになれば幸いです。

受話器を手にした瞬間あなたは会社の代表者になる自覚を!

 電話を受ける者の宿命は会社の声になり、品格、意志になります。

電話をかけてきた者にとっては、受話器の向こうに「会社」すなわちお客様があるわけです。

受話器を取った時点であなたは「会社の代表者」になります。ですから「電話を受ける」という行為は、責任重大です。電話をかけた者にしてみたら新人だろうがベテランだろうが関係ありません。

何故ならば「会社」にビジネスの用件で電話をしてくるのですから、プライベートの会話とは全く違います。そこで「会社の代表」として胸をはれるようにならなければ許されません。

電話対応の心得Ⅰ 滑舌よく大きな声で!

 車通勤の場合は、通勤時の車内で歌を歌いながら出勤しましょう。

電車通勤の方であれば出勤し事務所の扉を開けたら「おはようございます」と大きな声で挨拶しましょう。両者ともに共通しているのはルーチングワークとして発声練習をしましょうということです。

本格的に説明すると「あ・い・う・え・い・お・あ・お」と鏡の前で滑舌よく発声練習をすることが大切です。特に電話となると相手の表情が見えないので、滑舌よく、大きな声で話をするのが基本です。

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電話対応の心得Ⅱ 信頼感を与える!

 サービス業であれば電話を受けた際、ワントーン高い声で滑舌良く「お電話ありがとうございます〇〇会社△△でございます」が基本です。

電話をかけてきた相手が誰と話しているのかを明確に伝えることがポイントになります。これだけで、相手に信頼感を与える事も出来ます。そして最後に相手の用件を復唱し、「△△が承りました」で絞めると完璧ですってよりも普通です。

電話対応の心得Ⅲ 正確なメモを!

 受話器を首と肩に挟みながら・足を組んで話をするなどは言語道断、たとえ電話でも、その姿は相手に伝わります。

右利きならば左手で受話器を持ち右手でメモをとりながら話、時間、相手氏名、連絡先、用件は全てメモすべきですね。それが社会人としてのマナーです。

 どんなに忙しくとも電話はスリーコール以外で受けるのも基本的マナーです。そして伝言を受けた際、上司や先輩同僚が不在の際、メモをした内容を急ぎでなければ不在者のデスクにある受話器、若しくは解かり易い箇所に風に飛ばされることを防ぐ為、他の書類に隠れないようにテープではっておくのもマナーの1つです。

 細かいことを列挙しましたが癖にしてしまえば誰でも出来ます。慣れてきたらケースバイケースで事故解決をすることもありえます。

さぁ、明日から発声練習をして事務所の扉を開けスリーコール以内で電話を取り次ぐ訓練をしてみませんか?失敗するのは、新人だけに与えられた特権です。チャレンジしてみることが大切です。

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